RESPONSABLE DU POLE GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE DES SERVICES TECHNIQUES H/F

Management

• Encadrer la cellule administrative : secrétaires et assistantes, en charge du secrétariat et de l’accueil

• Encadrer la cellule financière composée d’une responsable et de deux gestionnaires comptables

• Organiser les réunions d’équipe

• Réaliser les entretiens individuels annuels

Cellule administrative

• Organiser l’accueil du public

• Organiser les missions des différents agents en lien avec les différents services du département

• Vérifier, contrôler et assurer le suivi des parapheurs

• Attribuer les courriers qui passent au comité de direction via le logiciel adapté

• Rédiger des courriers

Cellule financière

• Suivre, en collaboration avec la cellule, les marchés publics, les marchés subséquents, les avenant, les actes de sous-traitance, les réceptions de travaux…

• Assurer le lien avec la direction des finances de la ville

• Aider au montage et au suivi budgétaire des différentes directions

Missions transverses

• Aider à la préparation et au suivi des commissions de sécurité et des autorisations de travaux ERP, en lien avec le préventionniste et le secrétariat

• Rédiger des décisions à la signature du Maire (permis de construire, de démolir, déclaration préalable de travaux, permis d’aménager)

• Rédaction des délibérations (rapport d’activités des syndicats intercommunaux) et actualisation annuelle des droits de voirie

• Vérifier les arrêtés d’alignement avec transmission en préfecture via le logiciel PASTELL et aux services destinataires

• Rédaction des arrêtés portant interdiction d’événement dans des ERP non déclarés

• Être référent de la communication au sein du Département

• Suivre l’organisation du réseau informatique des services du Département

• Suivre les logiciels utilisés par les service techniques (en collaboration avec la Direction du Numérique) : Gargantua, geodp, librair, oxalys

• Gérer l’archivage

• Participer aux réunions de coordination et de déclenchement de l’astreinte salage et préparer les courriers aux différents services

• Participer à la cellule de veille squat, hebdomadaire de la ville

En l’absence de l’instructrice du domaine public vous serez également amené.e à rédiger des arrêtés et des permissions de voirie ; réaliser des autorisations liées au droit de tournage et réaliser des autorisations liées aux manifestations exceptionnelles (gestion technico-adminsitrative).

Savoir :

• Connaissance de la culture territoriale

• Maîtrise de la construction et de l’exécution d’un budget municipal en investissement et en fonctionnement

• Maîtrise des règles de la comptabilité publique

• Connaissance des marchés publics

• Notions des règles applicables aux ERPS

• Notions des règles d’occupation du domaine public

Savoir-faire

• Management

• Maîtrise de l’outil informatique : logiciels de bureautique et logiciel métiers Civil net finance, Oxalys, Gargantua, LIBRAIR

• Capacité de rédaction de comptes-rendus, rapports, courriers, notes administratives

• Pilotage de réunions

Savoir-être :

• Sens du service public

• Autonomie, prise de responsabilité

• Sens du contact et diplomatie

• Rigueur et réactivité

• Confidentialité

• Capacité à travailler en équipe

• Formation niveau bac +3 obligatoire, un niveau bac +5 serait un plus

• Expérience : 3 ans sur un poste similaire

• Durée hebdomadaire : 37h30

• Avantages de la collectivité : Régime indemnitaire avantageux, RTT, restauration collective, Comité d’action sociale et culturelle dynamique, participation à la mutuelle santé, prise en charge à hauteur de 75 % des frais de transports en commun, Compte Épargne Temps rémunéré sous conditions.

Toutes les candidatures sont à adresser à l'attention de :

Monsieur le Maire de Pantin

Conseiller métropolitain

84/88 Avenue du Général Leclerc

93507 Pantin cedex